NEN 1414-1 beschrijft de weergave van vluchtwegen en veiligheidsvoorzieningen op ontruimings- en bereikbaarheidskaarten. Deze norm bevat ook eisen voor de inrichting en het ontwerp van een ontruimingsplattegrond en bereikbaarheidskaarten. De norm geldt voor ontruimingsplattegronden en bereikbaarheidskaarten van gebouwen, openbare voorzieningen, technische installaties en fabrieken.

Dat een ontruimingsplattegrond nuttig is, daarover is iedereen het wel eens. Maar lang niet altijd klopt de plattegrond met de werkelijkheid of voldoet die aan de NEN 1414-richtlijnen. Dat is althans de ervaring van veiligheidskundige (en A&O'er) Ian Reijnders en veiligheidskundige Sophie Damen van IRP wanneer zij klanten bezoeken.

Ontruimingsplattegrond wettelijk verplicht?

Een ontruimingsplattegrond is net als het ontruimingsplan niet voor elk bedrijf wettelijk verplicht. Dat is het wél als je een brandmeldinstallatie of ontruimingsinstallatie hebt, als onderdeel van het bedrijfsnoodplan of ontruimingsplan. Voor het maken van een goede ontruimingsplattegrond is NEN 1414 volgen volgens Reijnders wel verstandig, ook als je die verplichting niet hebt. "Maar voor ondernemers is zorgvuldig nadenken over hoe zij de veiligheid kunnen garanderen het belangrijkste", vindt hij.

"Neem een kapper met 3 stoelen voor klanten en maar 1 werknemer. Als die kapper heeft beoordeeld dat iedereen in een paar stappen buiten kan zijn, hoeft hij geen ontruimingsplattegrond op te hangen. In een bouwkeet kwam ik een keer zo'n plattegrond tegen: ook niet nodig, je bent zo bij de deur." Anders wordt het natuurlijk in grotere bedrijven. "Daar gaat nogal eens wat mis met de ontruimingsplattegrond. Ook bij bedrijven die het maken ervan hebben uitbesteed."

Plattegrond moet vooral meteen begrijpelijk zijn

Zijn collega Sophie Damen herkent dit wel. Ze stuurt bij IRP de tekenaars van ontruimingsplattegronden aan en geeft voorbeelden van wat ze zoal aan tekortkomingen tegenkomt. "Dat de plattegrond verkeerd georiënteerd is bijvoorbeeld. Dan denk je: 'ik moet naar rechts voor de nooduitgang', maar dat blijkt dan naar links te zijn. Of plattegronden die niet meer kloppen na een grote verbouwing. Of er is een plattegrond enkel in het Nederlands gemaakt, terwijl er veel anderstaligen bij het bedrijf werken."

Een ontruimingsplattegrond moet vooral meteen begrijpelijk zijn. Zowel voor werknemers als voor bezoekers, benadrukt Damen. "Alle vluchtroutes in het gebouw aangeven is heel verwarrend. Kies liever alleen voor de route die vanaf de positie van de plattegrond het dichtstbij is. Je ziet ook nog weleens dat heel netjes staat aangegeven waar de EHBO-koffer, brandblussers en AED zich bevinden, maar dat er niet staat hoe je daar komt. Die route moet je natuurlijk wel duidelijk kunnen zien."

In bepaalde situaties mag je afwijken van NEN 1414

In NEN 1414 staan eisen over bijvoorbeeld oriëntatie, kleuren van pictogrammen en de hoogte waarop je een ontruimingsplattegrond ophangt (zie kader). "Die eisen zijn een belangrijk uitgangspunt, maar in sommige situaties kun je er vanaf wijken", zegt Reijnders.

Hij geeft een voorbeeld. "In NEN 1414 staat dat je de tekst ONTRUIMINGSPLATTEGROND in kapitaal moet plaatsen op een groene balk. Voor een zorginstelling met bewoners met niet-aangeboren hersenletsel hebben we er in overleg met de organisatie voor gekozen de balk grijs te maken. Zo oogt de plattegrond wat rustiger voor deze mensen."

Verder heeft het meestal de voorkeur om de ontruimingsplattegrond in zowel het Nederlands als het Engels te maken. Maar soms is een andere taal nodig, weet Damen. "Bij een fabriek werkten relatief veel mensen van Poolse afkomst. Daar is de plattegrond daarom in Engels-Pools. We hebben een tolk gevraagd om alle informatie op de plattegrond correct in het Pools te vertalen."

Jaarlijks evalueren én na verhuizing of verbouwing

In NEN 1414 staat het advies om jaarlijks te evalueren. Regelmatig checken of de plattegrond nog aansluit op de praktijk is inderdaad verstandig, benadrukt Damen. Staat de brandblusser nog op dezelfde plek? Is de vluchtroute nog precies hetzelfde? Ook bij dat soort zaken evalueren gaat het vooral om het gezonde verstand.

"Sommige bedrijven denken dat ze bij een evaluatie elke plattegrond moeten aanpassen. Maar misschien is er maar één muurtje verschoven bij een verbouwing en kloppen alle plattegronden nog op één na. Dan pas je alleen die aan en ben je klaar", zegt Damen. Zij komt soms ook bij bedrijven die een pand betrekken waar al plattegronden hangen en dan denken: die hoeven we niet meer zelf te maken. "Wellicht is dat zo, maar soms vergeten ze dan dat het bedrijf toch aanpassingen heeft gedaan waardoor de plattegrond niet meer klopt."

Bij een verbouwing of verhuizing is het belangrijk om te controleren op nieuwe gevaren en risico's en deze mee te nemen in de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E). Bij die inventarisatie hoort dan ook meteen een check van de ontruimingsplattegrond.

Blijven oefenen, liefst zo realistisch mogelijk

Daarnaast is het belangrijk om op de juiste wijze met het plan te oefenen, zegt Reijnders. "Maak de oefening realistisch en sluit aan bij de kennis van de medewerkers. Ik bedoel, het heeft voor bijna geen enkel bedrijf zin om een scenario met een ontspoorde giftrein te oefenen. Zorg ervoor dat de oefening gaat over een scenario dat zich in het bedrijf of de omgeving zelf echt zou kunnen voordoen. Anders weten medewerkers nog niet wat te doen als er echt iets urgents gebeurt."

Begin eenvoudig en als je ziet dat het goed gaat, kan je de oefening wat uitgebreider maken, vervolgt hij. "Inventariseer eerst de kennis van medewerkers over veiligheid, vraag wat dagelijkse situaties in dat bedrijf zijn, leer mensen het ontruimingsplan kennen en bedenk daar vervolgens scenario's bij."