Dit klinkt nogal abstract. In de praktijk blijkt dan ook dat de invulling van contractmanagement veel verschillende varianten kent:
✔️ Je managet vooral op de inhoud van een contract (zoals KPI’s en de SLA (Service Level Agreement), of je richt je meer op de administratieve zaken zoals facturen, verbruikscijfers of contractregistratie.
✔️ Je bent contractmanager van één (groot) contract en dus waarschijnlijk ook een inhoudelijk specialist, of je bent contractmanager van meerdere contracten. Of je bent contractmanager van alle contracten binnen één domein, bijvoorbeeld ICT, of van een raamovereenkomst met diverse nadere overeenkomsten al dan niet aangegaan door andere organisaties.
✔️ Contractmanagement is je primaire taak of je doet het naast je 'gewone' werkzaamheden. Want je bent bijvoorbeeld teamleider, maar wordt ook aangesproken als er iets niet goed gaat met de diensten van een leverancier. En daarmee samenhangend: Het staat wel of niet in je functieomschrijving (want je bent dus teamleider).
✔️ Je bent vooral intern aanspreekpunt (‘er is niet goed schoongemaakt’) of juist meer extern gericht op de contacten met leveranciers (‘zijn er nog nieuwe ontwikkelingen in het vakgebied? Hoe kunnen we de diensten efficiënter inrichten?’). Of je contacten zijn vooral de afnemers van de raamovereenkomst(en) waar je contractmanager van bent en hebt eigenlijk een soort (externe) klanten. Daarnaast zijn er contractmanagers die meer functioneren als projectmanagers voor alle ‘projecten’ die onder een contract worden gestart.
Intermediair tussen collega en leverancier
Als iemand contractmanager is, is het dus altijd de vraag wat hij of zij precies doet en hoe dat is georganiseerd. En dat betekent dus ook dat verwachtingen sterk uiteen kunnen lopen, niet alleen van de eigen collega’s maar ook vanuit een leverancier; hoe is zijn ‘gesprekspartner’ georganiseerd?
En voor dit laatste geldt: Een goede opdrachtnemer vereist een goede opdrachtgever. Contractmanagement zorgt daarvoor. De contractmanager is vaak de intermediair tussen de collega, en de leverancier. Hij/zij is daarmee ‘het gezicht van de opdrachtgever’ en bepaalt in grote mate of een leverancier (en de overeenkomst) wel tot zijn recht kan komen. En dat kan dus op verschillende manieren.
Een goede opdrachtnemer vereist een goede opdrachtgever”
Dus wat ga je als contractmanager morgen als belangrijkste doen als je op kantoor komt? Nou, in ieder geval zorgen dat je organisatie een goede opdrachtgever is, zodat de leverancier een goede opdrachtnemer kan zijn.
*Joost Lucassen heeft brede inkoopervaring, opgedaan bij tal van organisaties. Momenteel is 'Accounthouder inkoop & accounthouder ICT' bij gemeente Voorschoten. Daarnaast is hij docent bij Nevi en doet hij (op projectbasis) inkoopopdrachten. Zijn blogs schrijft hij op persoonlijke titel.
