Door Job Hoogendoorn De ondernemer wordt geacht om, volgens artikel 31a van de WOR, ten minste twee keer per jaar gegevens te verstrekken over de werkzaamheden en resultaten in het verstreken tijdvak. De or-leden ontvangen ook een exemplaar van de jaarrekening en het jaarverslag.

Als de informatievoorziening te wensen overlaat

Aan informatierechten schort het dus niet. En als de informatievoorziening qua tempo of breedte/diepte te wensen overlaat, dan zijn er genoeg wettelijke mogelijkheden om wat druk op de ketel te zetten. Het is niet altijd eenvoudig om op basis van de ontvangen informatie te concluderen of het goed of juist niet goed gaat met de organisatie. Ook ontbreekt soms de kennis of ervaring  om te beoordelen of alle vitale informatie wel verstrekt is, of dat er cruciale informatie ontbreekt.

• Tip! Job Hoogendoorn (Erasmus Orcentre) verzorgt de Masterclass Or en de financiële en operationele gezondheid van de organisatie op 13 oktober 2020. Schrijf je nu in!

Vaak beschikt de or ook niet over financieel vergelijkingsmateriaal (benchmarks) dat het mogelijk maakt om de ontvangen cijfers kritisch te beoordelen. Maar met een paar uurtjes op internet en met de goede zoektermen kun je tegenwoordig ver komen.

Stel de juiste vragen

Een verstandige volgorde voor de omgang met financiële informatie zou er als volgt uit kunnen zien:

1. Zet eerst de vragen op een rij die je wilt beantwoorden;
2. Geef daarna aan welke informatie je nodig hebt om deze vragen te beantwoorden,
3. kijk welke informatie ontbreekt en vraag om aanvullende informatie.

Lees ook: Betere naleving informatierecht gewenst Probeer vervolgens je vragen te beantwoorden en check eventueel bij een derde of de interpretatie van de informatie en gegeven antwoorden op de vraag ‘zijn we gezond of niet?’ de toets der kritiek kunnen doorstaan. Aan deze vragen zou je hierbij onder meer moeten denken:

• Verdienen we wel genoeg; hoe ziet ons resultaat er uit in relatie tot onze omzet en kosten en in relatie tot investeringen en eigen vermogen?
• Kan onze vermogensstructuur een stootje hebben? Hoe zit het met de verhouding tussen ons eigen vermogen en het vreemd vermogen en hoe is de relatie tussen het kort en het lang vreemd vermogen ? En beschikken we over voldoende leencapaciteit?
• Beschikken we over een toereikende liquiditeit en is er een realistische liquiditeitsplanning?
• Zijn we productief genoeg? Is er sprake van een verantwoorde relatie tussen personeelsomvang, personele kosten en andere kosten met de gerealiseerde omzet en de gerealiseerde toegevoegde waarde?
• Zijn we efficiënt genoeg? Staan de loonsom, de loonsom per fte en overige personele kosten in een verantwoorde verhouding tot de overige kosten en de toegevoegde waarde en vergelijkbare cijfers bij derden?

Andere vragen

Vergelijkende cijfers van jaar tot jaar of over een langere reeks van jaren zijn soms nodig om een antwoord te kunnen geven op vragen als:

• Is de loonkostenontwikkeling wel onder controle? Hoe ontwikkelen de gemiddelde loonkosten zich en hoe zit het met de initiële en incidentele loonkostenstijging? En hoe gaat het met de managementvergoedingen?
• Zijn voorzieningen nog toereikend? Hoe werden voorzieningen ingezet (voor bijvoorbeeld reorganisatiekosten) en werd er voldoende aan de voorzieningenpot toegevoegd (bijv. voor pensioenen)?
• Wat gebeurt er met het resultaat? Hoe ontwikkelde het dividend zich over de afgelopen jaren?

Een meerjarig beeld kan helpen om sluipend beleid in beeld te brengen en vervolgens om te proberen daar vat op te krijgen. Dat kan bijvoorbeeld gaan om een geleidelijke erosie van het eigen vermogen of een terugloop van de liquiditeit, die mogelijk bedreigend kan worden voor continuïteit.

En daarna?

Als hierna de gevonden antwoorden in hun samenhang worden bekeken, kan dat een geruststellend ‘we zijn kerngezond’ opleveren. Maar mogelijk is het antwoord minder positief en is er gerede aanleiding tot twijfel. In dat geval zal de ondernemingsraad een eigen antwoord moeten proberen te vinden op vragen als: waar moeten onze prestaties naartoe en hoe komen we daar ? Met andere woorden: hoe krijgen we inkomsten omhoog en kosten omlaag, hoe kunnen we onze schulden verkleinen, waar kunnen we nog hoeveel lenen tegen redelijke voorwaarden, wie kan ons helpen in deze situatie, enzovoort? Deze gedachten kunnen door de or worden verwoord in een (initiatief-) advies aan de ondernemer.  En daar waar de situatie al nijpend is, kan gedacht worden aan contact met vakorganisaties en een gang naar de Ondernemingskamer met het verzoek om voorzieningen te treffen.

Gezondheid is breder!

Bij dit alles moet de or zich niet laten meeslepen in een ‘smalle’ benadering van de gezondheid van de organisatie. Het gaat tenslotte niet alleen om de financieel-economische gezondheid, maar ook om de operationele, technologische en sociale gezondheid van de organisatie. En niet te vergeten de sociale veiligheid voor de medewerkers. Ook voor deze onderwerpen geldt een soortgelijke aanvliegroute: wat zijn onze vragen en antwoorden, waar willen we naar toe en hoe komen we daar en wat wordt ons advies of wat wordt onze actie? Hoe zorgen we voor een vitale organisatie? Dr. Job Hoogendoorn, Erasmusorcentre. Lees ook:

• Hoe de or strategische kwesties kan analyseren
• Betere naleving informatierecht gewenst